Selon le client pour lequel vous travaillez, vous aurez peut-être besoin de soumettre une demande de remboursement de frais via le portail des consultants ou un autre système, comme Beeline, Fieldglass, FlexTrack, etc. Vous devrez d’abord vérifier si vous pouvez soumettre une demande de remboursement de frais avec l’un de ces systèmes. Cliquez sur ce bouton si vous devez accéder à la fonctionnalité permettant de demander le remboursement de vos frais.
Avant d’engager es frais, vous devez obtenir l’approbation écrite de votre gestionnaire. Avant de soumettre une demande de remboursement, assurez-vous de répondre à ces critères :
- Vous avez engagé une dépense admissible pour laquelle vous aimeriez obtenir un remboursement.
- Vous détenez tous les reçus applicables.
- Vous présentez la demande dans les jours ouvrables qui suivent la dépense.
Portail des consultants
Si vous pouvez demander le remboursement de vos frais via le portail des consultants, vous devriez voir un onglet Frais dans la barre de navigation, située à gauche. Dans l’onglet Frais :
- Créez une demande de remboursement provisoire. Vous verrez une nouvelle page Détails des frais, où vous pouvez entrer les détails de votre demande de remboursement. Si vous travaillez sur plusieurs bons de travail en même temps, vous devrez sélectionner le bon de travail pour lequel vous voulez créer une demande de remboursement.
- Ajoutez les frais à la demande de remboursement. Comme les demandes de remboursement peuvent comprendre différents frais, vous pouvez en entrer plusieurs dans cette section. Cliquez sur le bouton [+] dans le coin inférieur droit de la page. Vous devrez ensuite fournir des détails sur les frais et téléverser le reçu applicable.
- Facultatif: Ajoutez des notes ou des pièces jointes supplémentaires à votre demande de remboursement. Pour ce faire, cliquez sur l’onglet Notes et pièces jointes.
- Envoyez votre demande de remboursement. Cliquez sur le bouton Soumettre dans le coin inférieur droit de la page. Si vous avez envoyé une demande de remboursement, mais réalisez que vous devez y apporter des changements, cliquez sur Rappeler dans le coin inférieur droit de cette page, à condition que la demande n’ait pas encore été traitée par l’approbateur désigné.
Vous pouvez surveiller le statut de votre demande de remboursement en l’ouvrant et en regardant en haut à droite de l’en-tête. Les statuts courants sont : Brouillon, En attente d’examen, Rappelé, Approuvé et accepté et Rejeté.
Autres applications (comme Beeline, Fieldglass et Flextrack)
Pour que votre demande de remboursement se passe sans heurts, il importe de vous familiariser avec les systèmes utilisés pour le traitement des frais. En cas de doute sur la marche à suivre pour demander un remboursement par l’intermédiaire de ces systèmes, contactez-nous! Nous serons ravis de vous aider. Vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton ci-dessous pour obtenir des conseils et de l’aide de notre équipe.